19 QUESTIONS POUR VOUS AIDER À DÉTERMINER LE COÛT TOTAL DE POSSESSION ET D’UTILISATION DE VOS ÉQUIPEMENTS AUDIO-VISUELS

27 août 2021

L'argent est toujours pris en compte dans les choix de produits technologiques à acquérir et à déployer dans les salles de réunion et dans les classes. Après tout, il y a des budgets à considérer et à respecter. Il y a des gens (des acheteurs) chargés de trouver la bonne affaire. Pour eux, le prix d'achat est souvent un point de comparaison utile entre les produits.

Mais une fois l'achat initial effectué, d'autres coûts peuvent continuer à s'accumuler de manière importante. De l'installation à la maintenance en passant par la formation. Et tandis que certains sont prévisibles, d'autres peuvent vous prendre au dépourvu. Avant d'acheter, il est utile de déterminer quel sera réellement votre coût total de possession et d’utilisation de l’équipement (TCO).

Au fil des ans, j'ai parlé, à de nombreux clients, des facteurs qu'ils prennent en compte pour déterminer le coût total de leurs équipements. Si vous choisissez une technologie pour vos salles, voici quelques questions (certaines évidentes et d'autres non) pour vous assurer de faire un choix éclairé.

• Combien coûtera chaque produit ?

Connaître les prix unitaires facilite la budgétisation. Vous aurez un prix en tête, quelle que soit l'échelle de votre déploiement.

• Existe-t-il un prix d'achat en volume ?

Si vous prévoyez une série de déploiements à l'avenir, vous pourrez peut-être négocier des escomptes de volume à venir ou acheter plus maintenant pour obtenir un meilleur prix pour le volume complet.

• Existe-t-il d'autres remises ?

Renseignez-vous auprès de votre fournisseur si des économies non annoncées peuvent jouer un rôle dans vos calculs de coûts. Parfois, il suffit d'être assez audacieux pour demander.

• Quel sera le coût d'installation de chaque équipement ?

Vérifiez si des outils ou des pièces supplémentaires doivent être achetés. Ne pas oublier de bien chiffrer les ajouts de prises de courants et les modifications à faire à la salle.

•  Combien de temps dure l'installation ?

Attribuez une valeur monétaire au temps qu'il faut à votre équipe pour installer chaque équipement si vous ne faites pas faire l’installation par le fournisseur.

• Combien de temps vos salles seront-elles hors d’usage ?

L'installation peut-elle se faire rapidement pour minimiser les temps d'arrêt ? Si l'installation a lieu en dehors des heures de travail, ce travail vous coûtera-t-il plus cher en personnels et entrepreneurs?

• Des compétences spécialisées sont-elles nécessaires pour faire fonctionner le produit ?

Une fois l'installation terminée, combien de temps devrez-vous passer à répondre aux demandes de support des usagers. Combien de temps sera consacré à la programmation, aux ajustements ou à la mise au point de la configuration de votre système.

• Votre équipe TI peut-elle être formée pour déployer les équipements ?

S'agit-il d'un processus simple ou nécessite-t-il un investissement important en temps et en expertise.

• Les systèmes peuvent-ils être gérés et mis à jour à distance ?

Si des spécialistes informatiques doivent se déplacer dans chaque salle pour effectuer des ajustements ou exécuter des mises à jour, tenez compte de ce temps.

• Existe-t-il des accès à distance pour faciliter la gestion des produits ?

Avec quelle rapidité et facilité votre équipe sera en mesure de résoudre les problèmes.

• Que se passe-t-il lorsque les salles de classe sont reconfigurées ?

Demandez à votre fournisseur si les équipements se calibrent automatiquement au besoin ou s'il faut faire appel au fournisseur pour recalibrer les équipements.

• Quel type de garantie est inclus ?

Obtenez des détails sur l'étendue du programme de garantie, y compris ce que vous obtenez à l'achat du produit et combien il en coûte pour étendre la garantie sur plus d’années.

• Que se passe-t-il si l’équipement tombe en panne et doit être réparé ?

Même si vous êtes couvert par une garantie, tenez compte des coûts supplémentaires que votre entreprise encourra si les équipements dans la salle sont hors d’usage.

• Une formation des utilisateurs est-elle nécessaire ?

Tenez compte de la facilité d'utilisation du produit et du temps dont les usagers auront besoin pour se mettre à niveau. Une expertise externe sera-t-elle nécessaire pour dispenser les sessions de formation ?

• Le matériel de formation ou les services sont-ils inclus ?

Demandez si des services de formation initiale sont offerts et s'il existe une variété de ressources et de matériel de soutien vers lesquels vous tourner si vous avez besoin d'aide.

• Une formation de gestionnaire de système est-elle requise ?

Déterminez si les produits sont faciles à gérer ou si le service informatique devra investir du temps pour apprendre à les prendre en charge et à les gérer à distance.

• Quel est le coût des systèmes qui ne sont pas utilisés ?

Pensez aux coûts de non-utilisation des systèmes qui sont évités par les usagers parce qu'ils sont trop difficiles à utiliser ou qui ne font pas le travail.

Déterminer le coût total de possession et d’utilisation des équipements technologiques n'est pas sans défis. Mais si vous ne posez pas un ensemble complet de questions avant d'acheter, il est presque impossible de connaître le coût réel pour. Nous espérons que ces questions pourront vous aider à prendre des décisions d'achat éclairées.

Robert McBrearty,
Vice-président, développement des affaires chezMelting IceCube Consultants