13 questions pour évaluer le coût total de vos équipements audio-visuels

Lors de l'achat de technologie pour les salles de réunion ou les classes, l'argent est un facteur clé. Les budgets doivent être respectés et les acheteurs cherchent souvent à obtenir le meilleur prix. Cependant, le prix d'achat n'est qu'une partie de l'équation. Il est important de considérer les coûts supplémentaires qui peuvent s'accumuler après l'achat, comme l'installation, la maintenance et la formation. Ces coûts peuvent varier, et certains peuvent même vous surprendre. Pour éviter les surprises, il est utile de déterminer le coût total de possession (TCO) de l'équipement avant de faire un achat.

Voici quelques points à vérifier pour évaluer le coût total de vos équipements :

Prix d'achat

• Quel est le prix de chaque produit ? Connaître les prix unitaires aide à planifier le budget, que vous achetiez un ou plusieurs équipements.
• Existe-t-il un prix pour les achats en volume ? Si vous achetez plusieurs équipements maintenant ou dans le futur, vous pourriez négocier des remises de volume.
• Y a-t-il d’autres remises disponibles ? Demandez à votre fournisseur s'il existe des économies non annoncées.

Coût total de possession

• Quels sont les coûts sur 5 ans ? Évaluer les coûts sur une période de 5 ans aide à prendre en compte toutes les dépenses possibles, comme la maintenance et les mises à jour, et permet de mieux gérer le budget à long terme.

Abonnement ou licence nécessaire

• Est-ce qu’une licence est requise pour utiliser l’équipement ? Par exemple, pour les salles TeamRoom, une licence spécifique est nécessaire, et les licences Office 365 ne conviennent pas.

Installation

• Quel est le coût d’installation ? Vérifiez les frais supplémentaires pour les outils ou pièces nécessaires, et assurez-vous d’inclure le coût des modifications de la salle.
• Combien de temps dure l’installation ? Considérez le temps nécessaire pour que votre équipe installe l’équipement ou les frais supplémentaires si l’installation est faite par le fournisseur.
• Quel sera le temps d’indisponibilité des salles ? L'installation peut-elle être effectuée rapidement pour minimiser les interruptions ?

Configuration et déploiement

• Des compétences spécialisées sont-elles nécessaires ? Évaluez le temps nécessaire pour la configuration et les ajustements post-installation.
• Votre équipe TI peut-elle gérer le déploiement ? Déterminez si le déploiement est simple ou si une formation et une expertise sont nécessaires.

Entretien et dépannage

• Les systèmes peuvent-ils être gérés à distance ? Vérifiez si des ajustements ou mises à jour nécessitent des déplacements physiques, et si la gestion à distance est possible.
• Y a-t-il un accès à distance pour faciliter la gestion ? Évaluez la rapidité avec laquelle votre équipe peut résoudre les problèmes.
• Que faire lors de la reconfiguration des salles ? Renseignez-vous si les équipements se recalibrent automatiquement ou si une intervention du fournisseur est nécessaire.

En examinant ces aspects, vous pouvez prendre une décision éclairée et éviter les coûts inattendus.